Rechnungsfreigabe-Software: Eine sinnvolle Investition?

Freigabeprozesse von Rechnungen variieren von Unternehmen zu Unternehmen und hängen auch von deren internen Struktur und Hierarchie ab. Wenn Rechnungsfreigaben mit einer gedruckten Unterschriftenmappe erledigt werden, dauert das oft lange und ist unnötig umständlich. Mittlerweile ist es bedeutend einfacher und effizienter, auf eine Softwarelösung zurückzugreifen, um Freigaben abzuwickeln. Sofern interne Freigabe -und Prüfregeln bereits explizit niedergeschrieben und in laufender Anwendung sind, sollten diese möglichst 1:1 in der Software abgebildet werden können. Dazu zählt etwa

• dass Belege vordefinierte Prüfschritte durchlaufen
• dass ab bestimmten Rechnungsbeträgen eine extra Genehmigung einzuholen ist.
• wer für welche Freigaben zuständig ist (nach Abteilung, Projekt, Rolle, Standort…)

Softwarelösungen, welche nur starre, einfache Freigabeprozesse ohne Möglichkeiten der Anpassung anbieten, sollten Sie folglich eher meiden. Wenn Freigaben in der Vergangenheit eher ad-hoc gemacht wurden, ist die Implementierung einer Rechnungsfreigabe Software eine gute Gelegenheit, Struktur in Ihre Prozesse einzuführen. Achten Sie auf eine Softwarelösung, welche Sie bei der Implementierung fachlich berät. Eine Self-Service Lösung mag zwar günstiger scheinen, das geht aber meist auf Kosten eines guten Support. Unternehmen, welche Prozesse digitalisieren, erwarten sich dadurch auch eine deutliche Automatisierung von manuellen Tätigkeiten. Bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung für Rechnungsfreigaben sollten sie darauf achten, dass ein möglichst hoher Grad an Automatisierung ermöglicht wird. Wenn Sie etwa Belegdaten erst wieder manuell ins System eintragen müssen, vermindert sich der Nutzen einer solchen Lösung deutlich.