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Vorbereitende Buchhaltung: Definition, Leitfaden & Tipps

Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert am 5. Juli 2022

Egal ob kleines oder mittelständiges Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler – jeder muss sie machen: die Buchhaltung. Diese muss vorzeigbar sein, um unangenehme Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Auch wenn man sich für die Buchhaltung Unterstützung von einem Steuerberater holt, kann man die sogenannte vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen. Und dadurch die Kosten für den Steuerberater senken, da dieser die so aufbereiteten Belege schneller bearbeiten kann.

Was ist eine vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung bezeichnet alle Tätigkeiten, die alle Unterlagen in der Buchhaltung für den Steuerberater aufbereiten. Der Steuerberater kann diese Unterlagen dann schneller erfassen, die Steuererklärung erstellen und dann beim zuständigen Finanzamt einreichen.

Im Grunde bringt man mithilfe der vorbereitenden Buchhaltung mehr Ordnung in die firmeninternen Finanzen. Dies ist auch im Falle einer Betriebsprüfung von Vorteil, weil man dann alle Belege griffbereit haben sollte.

Eine vorbereitende Buchhaltung beinhaltet demnach all jene buchhalterischen Aufgaben, um relevante Unterlagen für den Steuerberater aufzubereiten. Dazu zählen beispielsweise Tätigkeiten, wie das Sammeln und richtige Ordnen von Belegen.

Dadurch kann ein Steuerberater die Belege schneller und einfacher erfassen. Die vorbereitende Buchhaltung bereitet also alle relevanten Unterlagen vor, die Sie für den Monatsabschluss bzw. die monatliche Buchhaltungsübersicht, die der Steuerberater erstellt, brauchen.

Unser Praxistipp: Mithilfe einer guten Buchhaltungssoftware können Sie bereits die Erfassung Ihrer Belege transparent und sicher abwickeln, die Belegverarbeitung automatisieren und somit die volle Kontrolle über Ihre Belege behalten. Das klappt auch wunderbar von unterwegs – was ein richtiger Vorteil in der Spesenabrechnung ist. 

In großen Unternehmen gibt es meist eigene Abteilungen, die sich nur mit der Buchhaltung und dem Steuerwesen befassen. Aber vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ziehen hier oft externe Steuerberater hinzu. Gerade für solche Unternehmen ist die richtige Vorbereitung der Buchhaltung wichtig, um eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu garantieren.

Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung

Das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, wie bereits erwähnt, die für den Steuerberater wichtigen Unterlagen zu sammeln, sortieren und übersichtlich zu ordnen. Um den Steuerberater auch optimal unterstützen zu können, sollte die Buchhaltung die Aufgaben des Steuerberaters kennen. Außerdem sollte sie wissen, was in dem Honorar des Steuerberaters inkludiert ist und was nicht. Das kann durchaus individuell sein und muss an die vorbereitende Buchhaltung angepasst werden.

Am besten ist es, Sie besprechen bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater, worauf im konkreten Fall zu achten ist. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, mit welchen Arbeiten man ihn am besten unterstützen kann. Oft bieten Steuerberater auch Checklisten und Arbeitshilfen zur Unterstützung für Unternehmen.

Warum das so wichtig ist? Wenn Sie Ihre Buchhaltung für den Steuerberater nicht vorbereiten, dann muss dieser seine (teure) Zeit in das Sortieren von Belegen stecken. Und am Ende wird das Honorar des Steuerberaters beträchtlich höher ausfallen, als Sie vielleicht gedacht hätten.

Folgende Schritte sind für jede vorbereitende Buchhaltung essentiell und sollten aus Kostengründen intern erledigt werden.

Schritt 1: Belege sammeln & digitalisieren

Jedem Buchhalter ist klar: Keine Buchung ohne Beleg. Die Folgen für verloren gegangene Rechnungen können schnell teuer werden. Daher ist es empfehlenswert, Rechnungen sofort zu digitalisieren und in einem Belegsystem oder einer flexiblen Buchhaltungssoftware abzulegen.

Da es keine Buchung ohne Beleg geben darf, ist der erste Schritt der vorbereitenden Buchhaltung, sich für alle betrieblichen Ausgaben einen Kaufnachweis geben zu lassen. Das kann in Form eines Belegs oder einer Rechnung passieren.

Je höher der Betrag, desto wichtiger wird es, genauer hinzuschauen: Um den Ansprüchen des Finanzamtes zu genügen, müssen alle Rechnungsmerkmale erfüllt werden. Ansonsten kann es zu hohen Steuernachzahlungen kommen.

Natürlich müssen auch digitale Belege richtig archiviert werden: Hier finden Sie alle wichtigen Informationen darüber von der Wirtschaftskammer Österreich.

Belegübersicht in domonda
Digitalisierte Belege in domonda

Schritt 1a: Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist auch für die Buchhaltungsvorbereitung wichtig. Sie kommt ins Spiel nachdem Sie Rechnungen in Ihrem System erfasst haben und bevor Sie sie bezahlen.

Dieser Zwischenschritt dient vor allem dazu, Fehler zu vermeiden und eine saubere Buchhaltung zu gewährleisten.

Fehlerhafte Rechnungen, also Rechnungen die nicht alle nötigen Rechnungsmerkmale aufweisen, die aber dennoch bezahlt wurden, können vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen werden.

Denn nur eine korrekte Rechnung kann auch steuerlich abgesetzt werden.

Um dies zu vermeiden ist es wichtig, dass Sie im Zuge der Buchhaltungsvorbereitung Ihre Rechnungen formell und sachlich prüfen. Wir haben dafür alle Informationen bereits zusammengefasst und Sie können diese in unserem Beitrag zur Rechnungsprüfung nachlesen.

Schritt 2: Belege sortieren

Die Digitalisierung von Belegen reduziert die Wahrscheinlichkeit von verloren gegangenen Rechnungen um ein Vielfaches. Darüber hinaus vereinfacht sie auch die nachfolgenden Schritte der vorbereitenden Buchhaltung. Warum? Weil gute Buchhaltungsprogramme oft eine Volltext-Suche anbieten, die das Sortieren der Belege zu einem Kinderspiel machen.

Komplizierte Ablagesysteme sind aber weder digital noch analog nötig: Sollte man noch mit analogen Rechnungen arbeiten, ist die einfachste und effizienteste Lösung, die Belege einfach chronologisch zu sortieren. Zu unterscheiden sind:

Eingangs-, Ausgangsrechnungen und sonstigen Kaufbelege.

Die analoge Variante scheint nur auf den ersten Blick schneller und weniger aufwendig. Denn wenn Sie Belege nicht digitalisiert aufbewahren, büßen Sie dadurch einiges ein: Übersichtlichkeit und andere Vorteile wie die automatische Auslese von Belegdaten.

Deshalb sollte man sich gut überlegen, ob man noch mit Papierrechnungen arbeiten möchte. Oder doch den Schritt in die Digitalisierung wagt und die vorbereitende Buchhaltung effizienter gestaltet. Wenn Sie die Digitalisierung in Ihrer Buchhaltung nutzen möchten, ist ein digitaler Rechnungsworkflow ein guter Weg, um effizient und schnell arbeiten zu können.

Sortieren von Belegen - Ordnung im Chaos!

Schritt 3: Belege mit Zusatzinformationen ausstatten

Es ist wichtig, dass Belege, die nicht ausreichend Informationen für den Steuerberater bereithalten, noch einmal händisch nachbearbeitet werden. Normalerweise bietet eine einfache Ausgangs- oder Eingangsrechnung alle benötigten Informationen, manche Quittungen aber vielleicht nicht.

So ist es beispielsweise wichtig, dass der Steuerberater weiß, zu welcher Kostenstelle ein Beleg gehört. Wenn diese Information bereits intern auf dem Beleg festgehalten wurde, spart sich der Steuerberater teure Zeit. Schließlich muss er nicht erst herausfinden, wohin er den Beleg verbuchen soll.

Schritt 3a (optional): Belege vorkontieren

Für diesen Schritt ist nun ein bisschen Wissen im Bereich Buchhaltung nötig: Man versieht die Belege nämlich bereits mit der richtigen 4-stelligen Kontonummer. Der Steuerberater kontrolliert anschließend nur noch, ob diese stimmen und kann somit die Weiterverarbeitung übernehmen. Oft erledigen das geschulte Mitarbeiter in der vorbereitenden Buchhaltung händisch, indem sie die Nummer einfach auf den Beleg schreiben.

Die Vorkontierung von Belegen kann aber wesentlich effizienter und einfacher gestaltet werden. Nämlich wenn man mit digitalen Belegen arbeitet. Mit der Buchhaltungssoftware domonda können Belege automatisch kontiert werden

Schritt 4: Übergabe an den Steuerberater

Als letzter Schritt der vorbereitenden Buchhaltung übergeben Sie die nun gesammelten, sortierten und vorkontierten Belege an den Steuerberater. Je nachdem, welche Anforderungen an die Buchhaltung gestellt werden, kann dies monatlich oder auch quartalsweise sein.

Somit hat nun die Arbeit des Steuerberaters begonnen, der auf Basis dessen, was Sie ihm übergeben haben, unter anderem die UST-Voranmeldung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen vornimmt.

Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit einer analogen oder digitalen Variante. Wenn man seine Belege in Papierform gesammelt hat, muss man diese auch in Form eines Aktenordners o. a. ins Büro des Steuerberaters tragen. Ist der Steuerberater dann damit fertig, kommen die Belege wieder zurück ins Unternehmen.

Wenn man sich jedoch für die elektronische Variante entschieden hat und bereits alle Rechnungen in digitalisierter Form vorliegen hat, kann man alles einfach online übertragen. Oft wird dazu eine DATEV-Schnittstelle oder auch andere Schnittstellen wie BMD & dvo genutzt – das muss aber im Vorhinein mit dem Steuerberater abgeklärt werden.

Unser Praxistipp: Wenn Sie sich noch nicht für einen Steuerberater entschieden haben, können Sie die Übersicht über unsere Partnerkanzleien dazu nutzen. Vielleicht ist ja Ihr perfekter Partner dabei?

Laden Sie sich eine Checkliste zur Buchhaltungsvorbereitung als praktisches PDF herunter!

Übersehen Sie keine Aufgaben: Mit der praktischen Checkliste im PDF-Format können Sie die Buchhaltungsvorbereitung Schritt-für-Schritt abhaken.

Fristen einhalten mit der vorbereitenden Buchhaltung

Egal wie groß Ihr Unternehmen ist, ob Sie ein Ein-Personen-Unternehmen sind oder zu den KMU’s zählen: der Steuerpflicht müssen Sie immer nachkommen. Und dafür müssen Sie auch eine Reihe an Fristen einhalten.

Wie eine gute Buchhaltungsvorbereitung Sie dabei unterstützen kann?

Ganz einfach: Wenn Sie eine Software für Ihre vorbereitende Buchhaltung nutzen, werden Belege und Rechnungen sofort vorbereitet, gesammelt und automatisch sortiert. Monatsabschlüsse können schneller erledigt werden und die Wahrscheinlichkeit Fristen zu verpassen reduziert sich. In domonda haben Sie beispielsweise eine automatische To-Do-Liste, die Sie an die zu erledigenden Aufgaben erinnert.

domonda informiert Sie sogar automatisch darüber, welche Unterlagen für den Monatsabschluss noch fehlen, sodass sich Ihr zeitlicher Aufwand noch weiter reduziert. Der One-Click-Monatsabschluss stellt sicher, dass Sie alle relevanten Unterlagen beisammen haben, um teure Korrekturschleifen mit Ihrem Steuerberater zu vermeiden.

Hier kommen Sie zu den wichtigsten Steuerterminen für Deutschland und Österreich.

Vorteile einer guten Buchhaltungsvorbereitung

Dank einer guten Buchhaltungsvorbereitung wird  Buchhaltung selbst sauberer und Sie können Details rascher einsehen und nachverfolgen.

Die vorbereitende Buchhaltung auf digitaler Basis kann bestimmte Prozesse auch automatisieren, was bedeutet, dass Sie sich um andere Dinge kümmern können. Des Weiteren hat dies den Vorteil, dass (menschliche) Fehlerquellen reduziert werden.

Die vorbereitende Buchhaltung hat aber noch einen entscheidenden Vorteil: Sie senken die Kosten für die Steuerberatung. Denn dadurch, dass Sie alle Belege bereits im Vorfeld geprüft haben und Ihrem Steuerberater gesammelt, sortiert und lückenlos übergeben können, benötigt dieser weniger Zeit für die weitere Verarbeitung. Und Zeit ist Geld – und die Kosten für einen Steuerberater können unter Umständen sehr hoch sein.

Eine gute Buchhaltungsvorbereitung schafft außerdem einen besseren Überblick über alle Geschäftsvorfälle, den Umsatz und den Gewinn. Dieser Überblick ermöglicht es Ihnen als Unternehmen, Ihre finanziellen Mittel und Ihre Liquidität für kommende Transaktionen besser abschätzen zu können.

 

Hier sehen Sie die Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung noch einmal auf einen Blick:

  • Sie sparen sich Zeit dank automatisierter Prozesse
  • Mehr Übersicht im Dokumentenmanagement
  • Sie senken Kosten für Steuerberatung
  • Mehr Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben
  • Saubere Buchführung mit mehr Übersicht

Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater

Die vorbereitende Buchhaltung erfasst systematisch alle Dokumente und Belege, welche im Anschluss an Ihren Steuerberater übergeben werden. Natürlich haben Sie durch eine solche Buchhaltungsvorbereitung einige Vorteile, weil Sie unter anderem einen besseren Überblick über Ihre Finanzen bekommen, aber vor allem sparen Sie sich Kosten für die Arbeit Ihres Steuerberaters.

Wenn Sie alle Belege bereits vorkontiert mit den passenden Kontoauszügen versehen haben, ist auch Ihr Steuerberater wesentlich schneller mit seiner Arbeit und kann Sie aufgrund von aktuellen Daten in Steuerfragen besser beraten.

Zahlt sich interne Buchhaltungsvorbereitung aus?

Im ersten Moment klingt es so, als wäre die vorbereitende Buchhaltung einigermaßen aufwendig. Jedoch kann sich Ihr Finanz-Team mit einer guten Buchhaltungssoftware einiges an Zeit sparen.

Abgesehen davon sorgt die vorbereitende Buchhaltung für Ordnung und man erspart sich die intensiven Tage am Monatsende, die Sie mit dem Suchen und Sortieren der Belege verbringen müssten.

Zusätzlich sparen Sie sich natürlich auch Kosten für den Steuerberater. Warum? Weil dieser mithilfe einer vorbereitenden Buchhaltung seine tatsächliche Arbeit besser und schneller erledigen kann. Ohne erst Ordnung ins Chaos bringen zu müssen.

Somit ist die vorbereitende Buchhaltung zwar ein kleiner Aufwand, der sich jedoch in jeder Hinsicht lohnt:

Sie behalten die Überblick über alle Belege, vor allem wenn diese digital vorhanden sind. Haben diese im Falle einer Betriebsprüfung sofort zur Hand und sparen sich zusätzliche Kosten für den Steuerberater.

Vorteile von domonda

Aufwand- und Kostenersparnis intern & extern

Tagesaktuelle Belegübersicht & volle Transparenz

Für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern optimiert

Expertenwissen in Steuerfragen & hilfreicher Support

GOBD Sicherheit, ISO 27001 zertifizierter Server & Zwei-Faktor-Authentisierung

Mit domonda wird die vorbereitende Buchhaltung zum Kinderspiel – und Sie sparen sich nicht nur Zeit & Geld, sondern vor allem auch Nerven! Lassen Sie sich noch heute von einem unserer Experten beraten und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen, die domonda bietet!

Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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